حددت اللائحة التنفيذية لقانون الخدمة المدنية كيفية تعامل جهاز التنظيم والإدارة مع بيانات وتقارير أداء موظفى الدولة وتتضمن:
- ينشأ لكل موظف فى أى مصلحة حكومية ملف إلكترونى أو ورقى أو كليهما بحسب الأحوال، تودع به الوثائق والبيانات والمعلومات الخاصة به، مما يكون متصلاً بوظيفته، والملاحظات المتعلقة بعمله وتقارير تقويم أدائه.
- يودع بالملف ما يثبت جديته من الشكاوى والبلاغات المقدمة ضد الموظف، وذلك بعد تحقيقها وسماع أقواله فيها.
- وفى حالة الملف الإلكترونى يجب أن يكون مؤقتًا، وفى حالة الملف الورقى يجب أن ترقم أوراق الملف ويثبت رقم كل ورقة ومضمونها على غلافه ولا يجوز نزع أية ورقه منه بعد إيداعها فيه.