قرر الدكتور ممدوح غراب رئيس جامعة قناة السويس، تشكيل مكتب التنسيق بالجامعة تحت إشراف الدكتور طارق راشد رحمى نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب والدكتور صلاح مكاوى مدير مركز تطوير التعليم الجامعى ويضم مجموعة من المتخصصين وأصحاب الخبرة فى مجال العمل بمكتب التنسيق من أعضاء هيئة التدريس والإداريين.
وأكد الدكتور طارق رحمى نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب على أن الجامعة استعدت تمامًا لاستقبال الطلاب ووفرت جميع الوسائل لراحتهم وأولياء أمورهم من تجهيز قاعات مكيفة ومجهزة ومزودة بمبردات للمياه.
وصرح الدكتور صلاح مكاوى مدير مركز التطوير الجامعى ورئيس مكتب التنسيق، بأن المكتب يضم أكثر من قاعة مجهزة بأحدث أجهزة الكمبيوتر والمتصلة بشبكة الإنترنت فائق السرعة مع المكتب الرئيسى للتنسيق بالمجلس الأعلى وكل قاعة بها 25 جهاز كمبيوتر وثلاث طابعات يعمل عليها فنيون متخصصون فى إدخال البيانات.
وعن خطوات الاستقبال والتسجيل، قال الدكتور رحمى "إن الطالب بمجرد وصوله إلى أبواب الحرم الجامعى بالكيلو 4.5 سيجد عدد 2 طفطف فى انتظاره للوصول به إلى مقر مكتب التنسيق كما تم تعليق اللوحات الإرشادية من مدخل بوابة الحرم الجامعى وحتى مقر مكتب التنسيق لإرشاد الطلاب وأولياء أمورهم.
وتم تقسيم العمل إلى مرحلتين، المرحلة الأولى التسجيل اليدوى والتى يتم فيها استقبال الطلاب وأولياء أمورهم بمركز الأنشطة الطلابية حيث يكون الفنيون فى هذه المجموعة بقيادة الدكتور محمد شقيدف بشرح ملء الاستمارات الخاصة ومراجعة الأوراق المطلوبة.
عقب ذلك يتم توجيه الطالب بمفرده ليجرى المرحلة الثانية وهى مرحلة التسجيل الإلكترونى بمركز تطوير التعليم، حيث يتم تسجيل الرغبات على الأجهزة المتاحة وطباعة الاستمارة.