حددت اللائحة التنفيذية لقانون تنظيم التعاقدات التى تبرمها الجهات العامة، والمعروف إعلاميا بـ"المناقصات والمزايدات"، والصادر برقم 182 لسنه 2018، مهام إدارة التعاقدات التى ينشئها القانون بالجهات الإدارية أيا كان مستواها الوظيفى بالهيكل التنظيمى، لتتولى عدد من الاختصاصات الهامة فى مقدمتها متابعة تنفيذ العقود التى يتم إبرامها وتلقى وإرسال الإخطارات اللازمة.
وحسب المادة الثالثة من التنفيذية الصادرة مؤخرا، وبمراعاة المهام الواردة بالقانون، تتولي إدارة التعاقدات – القيام بالآتى:
1- التنسيق والتكامل مع كافة الإدارات بالجهة الإدارية فى كل ما يتعلق بالتعاقدات والتواصل مع الجهات الاخرى ذات الصلة بإجراءات التعاقد.
2- التواصل مع المتعاملين والمتعاقدين مع الجهة الإدارية.
3- توثيق كافة المكاتبات، وإمساك السجلات ذات الصلة، وحفظ المستندات.
4- تسجيل المتعاملين وتحديث بياناتهم، وتوثيقها أولاً بأول.
5- إعداد دراسات الجدوي الاقتصادية تمهيداً للطرح إذا تطلبيت طبيعة العملية ذلك.
6- التعاقد مع بوابة التعاقدات العامة.
7- تخطيط التعاقدات، ما في ذلك إعداد خطة الاحتياجات السنوية للجهة وخطط التعاقدات وعمليات التعاقد.
8- الإعلان أو الدعوة عن العمليات المزمع طرحها.
9- التأكد من توافر الاعتمادات المالية المطلوبة للعمليات محل الطرح.
10- إعادة وإتاحة مستندات الطرح وغيرها المنصوص عليها بالقانون واللائحة.
11- إعداد قوائم مختصرة وقوائم المؤهلين مسبقاً في الحالات التي تتطلب ذلك.
12- استلام العطاءات وغيرها وحفظها والحفاظ عليها.
13- اقتراح تشكيل اللجان المنصوص عليها بالقانون واللائحة واعتمادها من السلطة المختصة والتنسيق مع رؤسائها لمعاونتهم في أداء مهام لجانهم.
14- عرض أسلوب تقييم العطاءات لاعتماده من السلطة المختصة.
15- إعداد الاخطاءات وغيرها المنصوص عليها بالقانون واللائحة.
16- إعداد العقود، ومتابعة تنفيذها مع الادارة الطالبة أو المستفيدة.
17- تقييم أداء المتعاقدين في تنفيذ تعاقداتهم أول بأول.
18- إتاحة نماذج الاستقصاء للمتعاقدين مع الجهة الادارية.
19- إعداد التقارير المنصوص عليها بالقانون واللائحة وغيرها ذات الصله التي تطلبها السلطة المختصة.
20- التعامل مع الشكاوي بالرد عليها، وتقديم المعلومات، واتخاذ الاجراءات اللازمة بشأنها.
21- تحديد احتياجات التدريب للعاملين بالادارة والتنسيق بشأنها مع الهيئة العامة للخدمات الحكومة أو من تحددهم.