نظم قانون إنشاء الهيئة العامة للوثائق القومية والمحفوظات، طبيعة الوثائق لدى الأفراد أو الهيئات أو الأشخاص الاعتبارية العامة أو الخاصة، حيث أجاز بقرار من الوزير المختص بناء على طلب مجلس إدارة الهيئة أن يقرر اعتبار أى وثيقة لدى الأفراد أو الهيئات أو الاشخاص الاعتبارية العامة أو الخاصة ذات قيمة قومية أو تاريخية، وفى هذه الحالة يعد حائز الوثيقة مسئولا عن المحافظة عليها وعدم إحداث أى تغيير بها.
ويحظر القانون على حائز الوثيقة إخراجها من مصر أو التصرف فيها إلا بترخيص من الوزير المختص وعند التصرف فيها عليه إبلاغ المتصرف إليه كتابة أن الوثيقة ذات قيمة تاريخية أو قومية.
كما نظم القانون قواعد الاستيلاء على الوثائق التى توجد لدى الأفراد أو الهيئات الخاصة والتفويض عنها، حيث نص على أنه فى حالة رغبة حائز الوثيقة الخاصة فى التصرف فيها يلتزم بإخطار الهيئة وتحديد المقابل الذى يرتضيه وعلى الهيئة إذا قررت شراء الوثيقة إخطار حائز الوثيقة ويحرر عقد بذلك.
وأجاز القانون للوزير بناء على طلب مجلس إدارة الهيئة الاستيلاء على الوثائق التى توجد لدى الأفراد أو الهيئات الخاصة بقرار منه، ويقدر مجلس إدارة الهيئة قيمة التعويض الذى يمنح لمالك الوثيقة، ويخطر مالك الوثيقة بقيمة التعويض ويكون الطعن في تلك القيمة أمام القضاء الإدارى.