يعتبر الديوان الباباوى العام واحدا من أهم الهيئات الاجتماعية فى الكنيسة الأرثوذكسية، والتي تتمثل في المجلس الملى العام للأقباط الأرثوذكس و مسرح الأنبا رويس.
وذكر الموقع الرسمى للكنيسة الأرثوذكسية عددا من مهام الديوان الباباوى والتى تتمثل فى الآتى:
أعمال سكرتارية رئيس الديوان البابوى
– تحديد مواعيد مقابلات وأجتماعات رئيس الديوان البابوى العام .
-استقبال المكالمات والضيوف الخاصين بمكتب رئيس الديوان البابوى العام .
– التجهيز لاجتماعات رئيس الديوان البابوى العام بالإدارات دورياً .
– التجهيز لعقد اجتماعات لجنة الأطيان والأملاك والقانونية بمكتب رئيس الديوان البابوى .
– تسجيل الوارد والصادر من خطابات ومكاتبات رئيس الديوان البابوى .
– متابعة قرارات وموضوعات الموجة من رئيس الديوان الديوان البابوى إلى إدارات الديوان وخارج الديوان البابوى .
– تبليغ والتنسيق بين إدارات الديوان البابوى العام فى تنفيذ تعليمات وتوجيهات رئيس الديوان البابوى .
– ادارة حركة السيارات الخاصة بالديوان لمأموريات العمل الخاصة بإدارات الديوان البابوى .
– عمل وتجهيز الملفات الخاصة بمكتب رئيس الديوان البابوى .
– كتابة وتسجيل كل موضوعات مكتب رئيس الديوان على الكمبيوتر وأستقبال وارسال الايميلات بين مكتب رئيس الديوان والادارات الاخرى .
الإدارة المالية
– تقوم الإدارة المالية بقبول التوريدات وكذلك صرف جميع المصروفات الخاصة بمرافق البطريركية بعد مراجعة المستندات المقدمة .
– متابعة السيولة والودائع بالبنوك وكذلك متابعة رصيد الخزينة وإيداع أى مبالغ زائدة بالبنك .
– استخراج الشيكات الخاصة بتمويل الخزينة أو الشيكات الخاصة بالجهات الخارجية .
– مراجعة المرتبات الخاصة بالعاملين ثم تحويلها على كروت ATM من خلال برنامج خاص بالبنك يتيح لنا التعامل مع صفحة البنك online وتغذيتها بالبيانات باستخدام جهازى token خاصين بالبنك للمنفذ والمراجع للتأكد من صحة البيانات وتحويل اى مستحقات على كارت المرتبات الخاص بكل موظف .
– توفر لنا البنوك صفحة online للإطلاع على كشوف الحساب فى اى وقت ومعرفة ومراجعة العمليات والرصيد .
– يقوم مسئول الخزينة بقبول توريد جميع مبالغ الإيرادات وكذلك صرف جميع المصروفات ، أيضا يقوم بالتوريد للبنك وصرف الشيكات من البنك واى تعاملات مستندية مع البنك .
– تعمل الإدارة المالية من خلال برنامج كمبيوتر خاص بالحسابات من خلاله يتم عمل جميع مراحل الدورة المحاسبية من أذون صرف او توريد او ايصال خزينة وكذلك الكشوف التحليلية والتقارير المطلوبة فى اى وقت .
– يتم عمل ميزانية سنوية لمرافق الديوان توضح الموقف المالى .
مهام إدارة شئون العاملين
أولاً :- الأعمال الإدارية :
– متابعة الحضور و الإنصراف .
– تسجيل ورصد ومتابعة الأجازات الأعتيادية والعرضية والأجازات بدون مرتب طبقاً للقانون واللوائح الداخلية .
– تسجيل وفحص ومراجعة الجزاءات والخصومات والمرتبات والمكافأت الشهرية .
– وضع العلاوات الدورية بعد تحديد نسبة العلاوة عن طريق رئيس الديوان ويتم إضافتها الى المرتبات ثم بعد ذلك يتم عمل استمارة 2 الخاصة بتعديل الأجر الأساسي والمتغير .
– تصنيف الملفات الخاصة بالموظفين ومراجعة وحفظ الأوراق الخاصة بكل ملف واستكمالها .
– كتابة مكاتبات خاصة بالعاملين بالديوان بناءاً على طلب الجهات الحكومية أو الأشخاص المعنيين .
– عمل كشوفات حصر بالموظفين وحالاتهم الإجتماعية ومؤهلاتهم وتاريخ تعينهم وتسلسلهم الوظيفى وتسلسل المرتبات .
– عمل قرار التعيين للجدد بعد استيفاء الإجراءات والمستندات القانونية .
– تجميع التقارير السنوية للمرؤسين ورؤساء الإدارات .
– إحتساب الأجر الإضافي عن طريق البصمة الخاصة بالحضور والإنصراف .
– تم عمل إقرارات لبعض الموظفين .
ثانياً :- التأمينات الإجتماعية :
– تحرير استمارات 1 ، 6 للتعينات الجديدة والمعاشات والإستقالة والوفاة .
– تحرير إستمارة 2 تأمينات وتسليمها ومتابعة قيدها بالكمبيوتر طرف هيئة التأمينات وادراكها بالحساب الجارى للبطريركية طرف الهيئة وتنظيمها واعداد مذكرة تسوية بالربط بينها كشوف المرتبات .
– متابعة وضبط حساب البطريركية طرف الهيئة ومطابقته بحساب البطريركية لتصحيح أى فروق اولاً بأول .
– متابعة وضبط البيانات الخاصة بالعاملين بالبطريركية طرف الهيئة مع متابعة حصة ادراجها على الحاسب الألى
– تأدية الخدمات الخاصة بالعاملين بالديوان طرف الهيئة كل فيما يخصة .
ثالثاً :- التأمين الصحى :
– تحرير الإستمارات بالكشف الطبى وتحديد مواعيده للموظفين الجدد .
– استخراج كارنيهات التأمين الصحى .
– عمل كشوفات حصر سنوية بأسماء الموظفين المنتفعين بالتأمين الصحى وبياناتهم كاملة .
– إصدار خطابات تحويل المرضى من العاملين بالبطريركية لهيئة التأمين الصحى للكشف والعلاج ومتابعة الأجازات المقررة بها .
رابعاً :- الرقم القومى :
– يقوم الديوان بإستخراج الرقم القومى للأباء الأساقفة والأباء الكهنة من تغيير أو تعديل البيانات و تجديد البطاقة كل 7 سنوات .
– يقوم الديوان بإستخراج الرقم القومى للموظفين والعمال المؤمن عليهم من تغيير أو تعديل البيانات و تجديد البطاقة كل 7 سنوات .