حددت الهيئة العامة للرقابة المالية، المستندات اللازمة للشركات الراغبة في القيد بسجل الجهات التي يجب على صناديق الاستثمار التعامل معها في شراء وبيع المعادن كأحد القيم المالية المنقولة، وهي:
1- نسخة من العقد الابتدائي والنظام الأساسي للشركة.
2- مستخرج حديث من السجل التجاري للشركة.
3- هيكل مساهمي الشركة.
4- إذا كانت الشكرة مملوكة أو مرتبطة في الملكية أو الإدارة مع شركات أو جهات أخرى أو تحت إشراف شركات أو جهات أخرى، فيجب تقديم بيان يوضح نسب الملكية والعلاقة متضمنًا أسماء الأشخاص والجهات ذات العلاقة موضحًا به العلاقة المالية والوظيفية بينهم وبين الجهات بالإضافة إلى بيان بهيكل مساهمي الجهة أو الجهات المرتبطة وبيان بأعضاء مجلس إداراتها وأسماء الممثلين القانونيين لها.
5- شهادة من شركة الإيداع والقيد المركزي للأوراق المالية تفيد إيداع الأوراق المالية للشركة طالبة القيد لديها.
6- صورة من سند حيازة مقر الشركة.
7- بيان بأعضاء مجلس الإدارة والمديرين الرئيسيين بالشركة وخبراتهم.
8- دليل إجراءات العمل ونظم المراجعة والرقابة الداخلية، ودليل الإجراءات المتبعة في مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب والحد من انتشار أسلحة الدمار الشامل.
9- بيان من الممثل القانوني للشركات بمكونات البنية التقنية، وتوفر الربط بخدمة تسعير للمعادن توافق عليها الهيئة والإعلان عنها، ونظام العمل والحفظ والتخزين الآمن للنسخ الاحتياطية من كافة البيانات.
10- القوائم المالية المعتمدة للشركة عن آخر فترة مالية سابقة على تقديم طلب القيد.
11- ما يفيد عدم صدور أحكام بعقوبة جناية أو جنحة في جريمة ماسة بالشرق أو الأمانة أو في إحدى الجرائم المنصوص عليها في إحدى القوانين المنظمة للأنشطة المالية غير المصرفية أو قانون البنك المركزي والجهاز المصري أو فاتون مكافحة غسل الأموال أو قانون التجارة أو الحكم بإشهار إفلاس ضد مؤسسي الشركة أو أعضاء مجلس إداراتها أو المسئولين عن تقديم الخدمة بالشركة خلال الخمس سنوات السابقة على تقديم طلب القيد، ما لم يكن قد رد إليه اعتباره.
وأصدرت هيئة الرقابة المالية، قرارًا بإنشاء سجل لقيد الجهات التي يجب على صناديق الاستثمار التعامل في شراء وبيع المعادن كأحد القيم المالية المنقولة، ويجب أن يتضمن السجل (اسم الجهة وشكلها القانوني وغرضها، وعنوان مركزها الرئيسي ومقار مزاولة نشاطها، واسم العضو المنتدب أو المسئول على الإدارة الفعلية بها، وصناديق الاستثمار التي تتعامل معها الجهة).