فى ظل الإجراءات الوقائية التي تتخذها كل مؤسسات الدولة المصرية لمواجهة انتشار فيروس كورونا المستجد، عقب توجيه الرئيس عبد الفتاح السيسى بتعليق الدراسة فى الجامعات والمدارس لمدة اسبوعين اعتبارًا من اليوم الأحد، لجأ العديد من أصحاب الأعمال إلى إتاحة الفرصة للموظفين للعمل من المنزل خلال هذه الفترة، كذلك فإن الأمر لا يقتصر على مصر فقط، إذ لجأت العديد من الشركات حول العالم لإتاحة هذا الخيار للموظفين لديها.
وقد قامت شركة جوجل مؤخرا بإصدار بعض النصائح التى يمكن أن تساعد الشركات على البقاء بنفس قوتها وانتاجيتها خلال فترة عمل الموظفين من المنزل، حيث عرضت الشركة مجموعة من النصائح لتعزيز التعاون بين فرق العمل التي تعمل عن بعد والتى نعرضها كما يلي:
قم بإعداد فريقك للعمل عن بعد
1 - تأكد من جهازية الفريق للعمل عن بعد: وذلك من خلال التأكد من أن الموظفين لديهم الأدوات اللازمة لتأدية أعمالهم وذلك قبل الانتقال من العمل في المكتب إلى العمل من المنزل، وبمجرد إعدادها.
2 - تأكد من أذونات المشاركة في المستندات المهمة للعمل عن بعد، حتى يتمكن المتعاونين من التعديل والتعليق حسب الحاجة.
3 - جدولة الاجتماعات حتى يتمكن أصحاب الأعمال من البقاء على اتصال مع الموظفين وذلك من خلال الاستفادة من دعوات التقويم وإنشاء جدول أعمال سابقًا، وإرفاق المستندات ذات الصلة بالدعوة.
حافظ على تواصل فريقك وتنظيمه كل يوم:
4- عقد اجتماعات يومية للبقاء على اتصال مع الزملاء في العمل: يمكن أن يكون العمل في المنزل يشكل عزلًا للبعض، إلا أن عقد المؤتمرات عبر الفيديو يعد طريقة رائعة لإبقاء الأشخاص على اتصال.
5- شارك الأهداف والتحديثات بانتظام: سواء كان ذلك من خلال مجموعة دردشة أو في مستند مشترك يقوم الجميع بتحديثه، فإن تسجيل ما يتم إنجازه هو طريقة رائعة للشعور بالاتصال وإبقاء الجميع على اطلاع ومتابعة عناصر العمل.
6- الاستمرار في ممارسة آداب العمل الجيد: لأن فريقك ليس في المكتب لا يعني أنهم ليسوا مشغولين، لذلك تحقق من التقويم قبل جدولة الاجتماعات، وعندما تتواصل عبر الدردشة ابدأ بالسؤال عن كون الوقت مناسبًا للتحدث
إنجاز عملك على شبكة الواي فاي في المنزل:
7- لا تهدر وقتك بالكامل على الفيديو: هناك العديد من الأدوات تحت تصرفك للبقاء على اتصال مع فريقك، سواء كانت غرفة دردشة أو مستندًا مشتركًا أو استبيانًا قصيرًا أو مكالمة جماعية سريعة، اختر الخيار الأفضل.
8- اعثر على الإعداد المناسب: قد تحتاج إلى تجربة بعض التكوينات المختلفة قبل اكتشاف كيفية الحفاظ على التركيز وعدم تشتيت انتباه الآخرين، لذلك اختر ما يناسبك.