تهدف خطة إدارة الأزمات لتحويل الأزمة لتجربة إيجابية على المدى الطويل ووضع تقنيات لا تهتم بجعل الخسائر المترتبة عليها في أدنى حدودها فحسب، بل تحويل الأزمة لمصدر تحقيق توسعات ومزيد من الفرص الايجابية.
السيناريو هو مجموعة من الإجراءات المحتملة لمواجهة أزمة افتراضية. يمكن وضع سيناريو لمواجهة أزمة محتملة، أو لإدارة أزمة لتحقيق أهداف محددة (ما يطلق عليه عملياً إدارة المصالح بالأزمات)، في بعض الأحيان قد يقوم متخذ القرار بافتعال أزمة ووضع سيناريو لإدارتها، حيث إن هذه الأزمة قد تحقق غايات منشودة لمفتعليها (كوفيد2019 الحرب الصينية الامريكية). ارتبط مفهوم السيناريو فى فكر الكثيرين بمعنى واحد، أنه يستخدم عند إجراء المباريات السياسية أو العسكرية .الواقع غير ذلك، حيث يحتاج العاملون إلى تصور منطقى يتلاءم مع ظروف اتخاذ القرار خلال مراحل عملهم، وبالتالى سيحتاجون إلى استخدام مفهوم السيناريو.
هناك العديد من المتطلبات الخاصة بإدارة الأزمات، من أهمها الاهتمام بإشارات الإنذار المبكر، الاستعداد ضد الأزمات، بناء فريق الأزمات، إعداد غرفة العمليات، التدريب على سيناريوهات الأزمات والاتصال أثناء الأزمة. يحتاج متخذو القرار إلى وسيلة للتنبؤ بسلوك الأزمة "السيناريو". حيث يمكن التنبؤ بأفضل وضع للأزمة، وبأسوأ وضع لها. وأفضل سيناريو يساعد على دفع الأزمة في هذا الاتجاه. أما أسوء سيناريو فيشير إلى الظروف غير المواتية التي تدفع بالأزمة إلى مزيد من الخسائر.
بتوافر الحقائق السابقة سيكون متخذو القرار قادرون على إعداد سيناريوهات للأزمات المحتملة مستقبلاً. من خلال الخطوات التالية:
1- رئاسة الفرق
قيادة المناقشات والتي تدور بطرح سؤال أساسي "ماذا لو؟"
2- تخصيص الأدوار
توزيع الأدوار على مجموعتين: احداهما تعمل في ظل أسوء سيناريو، والاخرى في ظل أفضل سيناريو.
3- بتمثيل الأدوار
يقوم كل فرد في الفريق بتمثيل دور معين داخل الأزمة والتصرف على هذا الأساس.
4- تبادل التجربة والمعرفة
يقوم ممثل من كلا الفريقين بعرض ما توصلوا إليه سواء أسوء سيناريو أو أفضل سيناريو.
5- تقييم السيناريوهات
يجب توفر بعض المقترحات من أجل نشر ثقافة إدارة المخاطر والأزمات في المنظمات السياحية على المستوى العربي عامة ومصر خاصة. تتمثل في خطوتين:
الأولى مقترحات لوزارة السياحة والآثار: مركز لإدارة المخاطر والأزمات على مستوى الجهة المسئولة عن القطاع السياحي في مصر. كذلك إنشاء وحدة متخصصة مسؤولة عن إدارة المخاطر والأزمات على مستوى المنظمات السياحية الفرعية لغرض التنسيق بينهم لاتخاذ التدابير والإجراءات والقرارات اللازمة.
الثانية مقترحات لوزارة التعليم العالي ووزارة التنمية المحلية:
يجب توفر مهارات متنوعة على درجة عالية من التأهيل والتدريب في ممارسة إدارة المخاطر والأزمات على مستوى القيادات الإدارية العليا ومراكز اتخاذ القرار أولاً وعلى المستويات التنفيذية ثانياً. تتمثل تلك المهارات في إعداد فريق قادر على تنفيذ خطوات سيناريو إدارة الأزمات بكفاءة وفاعلية.