الجمعيات ومراكز الشباب والنوادى والنقابات هى مؤسسات المجتمع المدنى الذى يعتمد فى المقام الأول على ادارتهم وتسيير أعمالهم مجلس إدارة منتخب ويعاون مجلس الإدارة فى أداء مهمته جهاز إدارى متخصص ( ادارى - مالى - قانونى - مهنى ) يضم مجموعة من الموظفين بمختلف مسمياتهم وتخصصهم.
ويعمل الجهاز الإدارى من خلال القانون العام للمؤسسة وطبقا للوائح الداخلية المتعددة المنظمة للعمل من خلال دورة مستندية وإجراءات ادارية ومالية ومخزنية ورقابية كثيرة ومتعددة ومتشعبة، معتمداً فى اداء هذه المهمة على العمل اليدوى من خلال السجلات والدفاتر والملفات والأوراق والتى بدورها تزداد وتكثر مع الوقت وتتحول إلى تلال كبيرة يصعب البحث فيها مستقبلا للوصول إلى معلومة دقيقة خلال اقصر وقت ممكن، بالإضافة إلى أن العمل اليدوى يستغرق مزيد من الوقت عند ادائة ويتطلب كثيرا من الايدى العاملة التى تمثل عبء على مثل هذه المؤسسات التى تعتمد فى المقام الاول على مواردها من اشتراكات الاعضاء والتبرعات والهبات وهى موارد غير ثابته وغالبا غير كافية .
وبين اشكالية أن العمل اليدوى يحتاج إلى عدد اكبر من العاملين وهذا العد يحتاج إلى اعباء مالية اضافية على المؤسسة تأتى أهمية وضرورة وحتمية التحول من العمل الادارى اليدوى إلى العمل الادارى الآلى او بالأحرى العمل الادارى الذى يتم من خلال مجموعة من البرمجيات التى تستخدم من خلال الحاسب الالى ( الكمبيوتر ) .
كثرا من يعتقد او يهيىء له أن نسبة كبيرة من هذه المؤسسات تستخدم النظام الألى فى ادارة اعمالها ولكن الواقع الذى لا يعلمه الكثير أن مؤسسات المجتمع المدنى الكبرى مثل الاندية ( الاهلى والزمالك وغيرهم ) وكذلك مثل النقابات الكبرى ( الاطباء - المهندسين - المحامين وغيرهم ) والجمعيات مثل ( الهلال الاحمر - بنك الطعام - الجمعية الشرعية وغيرهم ) غالبا ما يستخدمون الانظمة الآلية فى جزء من الاعمال او فى مجموعة من الادارات وباقى الادارات مازالت تستخدم الاعمال اليدوية حتى الان وقد تجد أن جزء من اعمال ادارة معينة يتم بنظام إلى وجزء أخر يتم بنظام يدوى أو ما نطلق علية نظام مختلط بين النظامين .
اما اذا ذهبنا إلى واقع المؤسسات الاخرى غير الكبرى ستجد استخدام تام للعمل اليدوى وقد لاتجد احيانا جهاز كمبيوتر واحد حتى فى كتابة الخطابات التى تحتاج اليها المؤسسة .
لقد اصبح الامر فى ظل التطور العالمى لتكنولوجيا الادارة وفنون الموارد والتنمية البشرية من الصعوبة أن تنهض هذه المؤسسات مع استمرارها فى هذا الارث الماضى .
وكثيرا من سيأتى على ذهنه اثناء قراءة المقال هذا السؤال ( وما الذى يمنع هذه المؤسسات من التحول إلى الانظمة الآلية فى الادارة ؟ ) .
فى حقيقة الامر أن هناك مجموعة من الاسباب المجتمعة ادت إلى حدوث هذه الاشكالية :
أولاً : اسباب تتعلق بطبيعة التعليم والثقافة العامة والخبرة الادارية عند اعضاء مجلس الادارة او معظمهم فقد تصادف أن يكون مجلس ادارة بالكامل او جزء كبير منه ليس على علم بالحاسب الالى والبرمجيات واستخدامها او لايعمل معظمهم فى جهات ادارية تطبق هذه المنظومه فى اعمالها .
ثانياً : اسباب تتعلق باللوائح بالقوانين واللوائح الداخلية فى العديد من المؤسسات والتى تنص على استخدام العمل اليدوى من خلال ادواته المعروفة ولم تشير من قريب او بعيد امكانية استخدام النظام الألى وقد يتخوف مجلس ادارة مثل هذه المؤسسات من التحول إلى النظام الألى فبعتبر خالف القوانين واللوائح وهذه راجع إلى قلة الخبرة بالنظام الالى الذى يؤدى إلى مخرجات مطبوعة يمكن احلالها محل المستندات اليدوية .
ثالثأً : اسباب تتعلق بالتكلفة المالية للتحول إلى النظام الآلى فهناك من المؤسسات من لاتملك الانفاق على شراء الاجهزة ومستلزماتها ودفع التكلفة للشركات او الافراد المتخصصين فى تصميم هذه البرامج .
رابعاً : اسباب تتعلق بشركات البرمجيات او الافراد المبرمجين حيث لا تجد فى الكثير منها برامج جاهزة تتناسب مع نظام كل مؤسسة وقوانينها فالبرنامج الذى يمكن تطبيقه فى جمعية الهلال الاحمر قد لا يتفق مع نظام العمل بجمعية أخرى وهكذا فى النقابات والنوادى ومراكز الشباب وذلك لان البرامج الجاهزة اقل تكلفة من البرامج التى تصمم لكل مؤسسة بعينها وترى هذه الشركات أن ضياع الوقت والجهد الطويل لتصميم برنامج يمكن تطبيقه فى جهة واحدة او اثنين ولا يمكن تطبيقه قى جهات اخرى مشابهة خسارة كبيرة على الشركة ومن الافضل وضع الجهد فى برنامج يحقق اكبر مبيعات ممكنه لجهات كثيرة . لذلك نرى الظاهرة موجودة ومنتشرة على نطاق واسع وكل من يحاول الدخول فى دروب حلها تتعقد الامور امامه ويسلم بالامر الواقع ويستمر فى العمل اليدوى كما هو .
وقد يظن البعض انه لا يوجد حل لهذه الاشكالية ولكن الحقيقة الثابتة أن العقل البشرى لايقف عند المشكلة دون البحث عن حلول وليس حلاً واحداً ولكى نصل إلى مفهوم الحل يجب أن اضرب لك مثالاً للتوضيح :
فى مجال الصناعة قديماً كانت كل شركة تنتج منتج معين توفر له قطع الغيار لانه لايمكن أن يتم تركيب قطع غيار علية من انتاج شركة اخرى وبعد التطور الصناعى والتكنولوجى قامت الشركات بتوحيد العديد من مواصفات ومقاسات المنتج واصبح من الممكن أن تاتى بقطعة غيار من انتاج شركة اخرى ويتم تركيبها فى نفس منتج الشركة الاولى فشاحن التليفون السامسونج ممكن يشحن التليفون السونى وانواع اخرى وهكذا وكيبورد الكمبيوتر اى كانت شركتة يستعمل مع اى جهاز كمبيوتر وهكذا
وبالمثل يجب توحيد النظام الاساسى للمشروعات والانشطة والخدمات فى هذه المؤسسات بحيث يكون المتغير فى قيمة الاستفادة وشروطها وليس فى نظام الدورة المستندية والمدخلات والمخرجات الخاصة بالبربنامج فلو أن هناك مشروع مثل كفالة الطفل اليتيم الذى تطبقة معظم الجمعيات من السهل توحيد النظام الادارى والدورة المستندية فى كل المؤسسات ولكن يختلف مبلغ الاستفادة من مؤسسة إلى اخرى فهذا لن يؤثر على نظام عمل البرنامج وكذلك فى النوادى ومراكز الشباب يكون برنامج اشتراك العضوية موحدا ويختلف فقط فى قيمة الاشتراك وهذا لن يؤثر ايضا وهكذا فى النقابات وغيرها مع العلم أن البرامج تقبل التطوير والتعديل والتحديث كلما استدعت الضرورة إلى ذلك .
وقد يقول البعض وهل ننتظر إلى أن تتوحد كل المؤسسات على مستوى الدولة فى نظام واحد وهنا اقول أن لم يكن هذا ممكنا او صعبا او قد يستغرق وقت اطول فعلى الاقل بل ومن الواجب على كل مؤسسة كبرى من هذه المؤسسات تجميع مؤسستها الرئيسية ( النقابة الرئيسية او الجمعية الرئيسية أو النادى الرئيسى ) مع مؤسسااتها الفرعية ( فروع النقابة او الجمعية او النادى فى المحافظات او المدن المختلفة ) فى نظام موحد يتماشى مع الجميع وفى هذه الحالة ستكون تكلفة تصميم البرنامج قليلة جدا عندما توزع على كل الفروع وايضا نظام العمل يسهل متابعته والتفتيش والرقابة علية لان الانظمة واحدة وكذلك عندما ينتقل الموظف من فرع إلى اخر او من فرع إلى رئيسى او العكس يمارس عمله فورا فى يوجد اختلاف .
ان تطبيق النظم الآلية فى الادارة اصبح من العوامل المساعدة على تقدم المؤسسة وتطويرها وسرعة ودقة ادائها وتقليل الاعباء المالية وتحقيق الراحة فى تعامل الجمهور معها فما احوجنا إلى التحول من النظم الادارية اليدوية إلى النظم الآلية فمصرنا الحبيبة وشعبها العريق يستحق أن نبذل من اجله الكثير ويستحق أن يحصل على خدماته بنفس الطرق العالمية الحديثة .